Este encuentro constituye la segunda parte de la conferencia del genealogista cordobés Federico Taboada Cardoso. Previamente, se había realizado un repaso por toda la vida del documento, incluyendo su clasificación, nacimiento, vida, y su ciclo vital, que culmina en su preservación permanente o su eliminación.
En esta segunda parte, el enfoque se desplaza del documento individual hacia cómo los documentos se relacionan entre sí.
La Organización Jerárquica del Documento Archivístico (Principios y Conceptos)
El conjunto de documentos nacidos orgánicamente, que comparten forma y función y se generan continuamente a través de un acto administrativo repetido, se denomina serie documental. La serie es el nivel estructural básico de organización del fondo donde los documentos comparten una misma función administrativa. Ejemplos de series documentales incluyen actas de nacimiento en un registro civil o fichas de afiliación en una obra social. No se debe confundir la serie con una simple carpeta de documentos parecidos; es una unidad funcional y orgánica.
La jerarquía archivística se compone de varios niveles:
1. Serie Documental.
2. Grupo Documental o Subgrupo Documental: Varias series documentales pueden conformar un grupo o subgrupo, generado por una misma dependencia, como una oficina o dirección. Este nivel también se denomina sección de fondo o subsección de fondo (sinónimos utilizados a raíz de las normas ISATG).
3. Fondo Documental: La unidad archivística máxima. El fondo reúne todos los documentos producidos o recibidos por una misma institución, persona o familia a lo largo de toda su existencia. Constituye la expresión documental de una entidad orgánica.
Este sistema de organización se basa en el principio de procedencia, que establece que los documentos deben organizarse según la entidad que los generó y no por su temática. El valor del documento radica en el contexto de su producción.
Un concepto adicional es la colección, que agrupa documentos que no responden a la lógica de clasificación orgánica del fondo (por ejemplo, una donación de documentos de un personaje a un archivo municipal).
Comprender esta jerarquía es una herramienta práctica para buscar con inteligencia, permitiendo deducir en qué grupo o fondo buscar un documento sabiendo la serie y el órgano productor.
El Archivo como Institución y su Evolución Conceptual
La palabra “archivo” proviene del griego arkeon (sede o palacio del magistrado) a través del latín (archivum), vinculando desde sus inicios la noción de archivo al poder, al gobierno y a la conservación de la memoria escrita para ejercer autoridad (según Aurelio Tanodi).
Existe una distinción clave en archivística:
• Archivo como Contenido (Archivalía): El conjunto de documentos. El término archivalía fue adoptado en español por Aurelio Tanodi del alemán (archivalien), significando “material de archivo”.
• Archivo como Institución: La institución o dependencia que reúne, conserva, ordena, describe, administra y utiliza la archivalía. Esta institución cumple una misión clara de servicio, utilizando los documentos como recurso y patrimonio.
El Dictionary of Archival Terminology (DAT) también incluye la acepción de archivo como el lugar físico (edificio o depósito) donde se conservan y consultan los documentos. Se destaca que el archivo no es solo un depósito de papeles, sino una institución compuesta por un equipo humano de profesionales que gestionan y difunden el patrimonio.
Tipologías y Clasificaciones de Archivos
Los archivos pueden clasificarse de diversas maneras, lo cual ayuda a comprender su papel y a mejorar la consulta:
| Criterio de Clasificación | Tipos de Archivo | Ejemplos/Detalles |
| Según la institución | Universitarios, judiciales, hospitalarios, etc.. | Es una clasificación con un listado “infinito”. |
| Según jurisdicción | Autóctonos (dentro del país) vs. Extranjeras. | Pueden ser estatales (p. ej., ONU, UNESCO) o no estatales; con o sin fines de lucro. |
| Según cantidad de instituciones | Singulares (una sola institución) vs. Múltiples. | Los archivos históricos (nacionales o provinciales) suelen ser múltiples, conservando documentación de varias entidades. |
| Según ubicación en un sistema | Central, Sectorial, Periférico, Intermedio. | Los archivos intermedios se distinguen porque su función principal es la eliminación de documentos mediante la selección documental, albergándolos transitoriamente. |
| Según el grado de uso | Activos (en trámite), Semiactivos (consulta pausada), Inactivos (destino final, como un archivo histórico). | Un archivo histórico es técnicamente inactivo, aunque se busca activamente su uso. |
| Según fase del ciclo vital | Administrativos vs. Históricos. | Documentos de gestión administrativa o de conservación permanente. |
| Según características del documento | Especiales (soportes no tradicionales) vs. Especializados (predomina un tipo documental específico, como historias clínicas). | También especializados según el tipo de institución que sirven (eclesiásticos, sindicales). |
El Genealogista como Usuario Clave
Un usuario es una persona que se acerca al archivo por una necesidad informativa concreta. José Ramón Cruz Mundet señala que los usuarios requieren acceso a los documentos, así como guía y orientación sobre cómo están organizados. Antonia Heredia Herrera afirma que el usuario es el verdadero destinatario del trabajo archivístico, y que el archivo cobra sentido al ser utilizado.
El genealogista representa un tipo de usuario especial, motivado por vocación o interés personal para reconstruir la historia familiar. Buscan datos concretos (nombres, fechas, parentescos, domicilios) y también contexto sobre la vida de sus ancestros.
Características del genealogista:
• Suele ser un investigador autodidacta que necesita ayuda para comprender la organización de los fondos y los instrumentos de descripción.
• A menudo prefiere el documento original (frente a copias o digitalizaciones), no solo por seguridad, sino por el vínculo afectivo con la fuente directa (ver la tinta, el papel, los sellos).
• Es persistente y constante, capaz de investigar una misma línea durante años y generar nuevas hipótesis.
• Es un usuario exigente, curioso y apasionado.
El genealogista activa la memoria del archivo, dando un nuevo sentido a documentos que no son consultados por mero interés académico, sino por una motivación profundamente humana.
Los genealogistas buscan archivos históricos (parroquiales, civiles, notariales, judiciales) que contengan datos nominativos.
Instrumentos de Descripción Archivística: El “GPS” del Archivo
Los instrumentos de descripción son herramientas esenciales que funcionan como el “GPS” del archivo, ayudando a ubicar e identificar los documentos. Son necesarios porque la información está protegida en depósitos, y el usuario necesita saber a qué fondo y serie pertenece el documento antes de buscarlo físicamente.
Los principales instrumentos de descripción son:
• Guía del Archivo: Instrumento general e introductorio que presenta el archivo como un todo (historia, ubicación, horarios, tipos genéricos de documentos).
• Cuadro de Clasificación (o Cuadro de Fondos): Un gráfico que muestra la jerarquía archivística: cómo se dividen los fondos, grupos, subgrupos y series documentales.
• Catálogo Archivístico: Describe los documentos de forma minuciosa, a menudo con transcripciones y detalles sobre los actores involucrados. Su función puede ser evitar el acceso al documento original si este está en riesgo de conservación.
• Inventario: Tiene como función principal dar fe de la existencia de los documentos, siguiendo el orden cronológico original (procedencia y producción).
• Índice: Permite el acceso a los documentos a través de un orden determinado, siendo el alfabético el más común.
Estos instrumentos reflejan el trabajo archivístico y son claves para que el genealogista novato pueda mejorar su experiencia de investigación. Además, la digitalización y plataformas como el sistema PARES (Portal de Archivos Españoles) están democratizando el acceso a las fuentes para usuarios sin formación especializada.
——————————————————————————–
Metáfora para Solidificar la Comprensión:
Se puede entender la organización del archivo como un sistema de carreteras y mapas. El Fondo Documental es como un país entero (por ejemplo, el Ministerio de Educación). Los Grupos Documentales son las grandes regiones o provincias dentro de ese país (Recursos Humanos, Jurídica). Las Series Documentales son las carreteras principales dentro de esas regiones (Actas de Nacimiento, Resoluciones). Finalmente, el Documento es la casa específica que usted está buscando al final de la carretera. Los Instrumentos de Descripción (Guía, Catálogo, Índice) son el conjunto de mapas y el GPS que le indican dónde buscar, cómo moverse y qué encontrará exactamente en esa casa