Esta disertación es la tercera actividad virtual de la Escuela Argentina de Genealogía Dr. Carlos Luque Colombres. El orador, Federico Taboada Cardoso, es archivivero egresado de la Universidad Nacional de Córdoba (UNC) y cuenta con diplomados en gestión de documentos y archivos, gestión de patrimonio cultural, y gestión cultural. Es también coordinador de la red de archivos universitarios de América Latina y el Caribe (UDAL).
1. Presentación y Enfoque de la Conferencia
El objetivo de la conferencia es difundir la importancia del trabajo documental, poner en valor la tarea de los archivos en la preservación del patrimonio cultural e histórico, y abordar la archivística desde una mirada que la conecte con la práctica concreta de la genealogía. La estructura del encuentro no es una clase formal, sino una invitación al diálogo basada en preguntas fundamentales.
2. ¿Qué es un Documento? Un Concepto Polisémico
La pregunta central de la primera parte es “¿Qué es un documento?”. La palabra es común, pero vale la pena analizarla en profundidad. Las definiciones generales lo conciben como:
• Una instrucción o enseñanza (con un vehículo pedagógico).
• Un escrito que ilustra acerca de algún hecho de carácter histórico (una faceta diplomática).
• Cualquier cosa que sirve para ilustrar o comprobar algo (incluyendo objetos, fotografías o testimonios orales, no solo lo escrito).
• Un escrito que prueba o acredita una cosa (alineado con su valor de evidencia legal y administrativa).
El documento, por lo tanto, no es una categoría rígida, sino un concepto polisémico que se mueve constantemente entre la enseñanza, la evidencia histórica, el objeto ilustrativo y la prueba legal.
El significado del documento varía según el campo de conocimiento:
• Ciencias Sociales: Es una huella de la acción humana o un testimonio material/simbólico que da cuenta de relaciones o modos de vida; no es neutro, sino que tiene carga ideológica y un contexto de producción.
• Documentación: Es todo objeto físico que contiene información de interés.
• Museología: Es cualquier soporte exhibible con información, donde el objeto es documento al reconocerse en él un testimonio de significados culturales, sociales o históricos.
• Historia: Agrega la condición de que la información debe referirse al pasado humano.
• Bibliotecología: Se enfoca en un soporte que lleva un texto preparado para muchos lectores, que se edita y se publica.
• Diplomática: Lo acota a un texto escrito de naturaleza jurídica con formalidades determinadas.
3. El Documento de Archivo: Definición y Origen
Desde la archivística, se adopta la definición de Luciana Duranti: un documento es una información registrada en un soporte físico, generada por una actividad práctica y con el propósito de servir como prueba de dicha actividad.
• El Soporte: Es el objeto físico o digital (papel, PDF, cinta magnética, etc.) que contiene la información y condiciona cómo se guarda, cuánto dura y cómo se consulta.
• La Información: En archivística, no es solo un dato, sino un dato con contexto y sentido; es aquello de lo que se puede aprender.
El documento de archivo nace en el marco de una actividad concreta en el ejercicio de una función y con una finalidad probatoria. No se trata solo de lo que contiene el soporte, sino de por qué fue generado.
El documento es la huella tangible de una acción administrativa. Nace en el punto exacto donde:Funcioˊn (vertical)+Actividad (horizontal)+Sujeto Competente→Documento de Archivo
Es un producto residual de una función administrativa en marcha, que respalda o acredita la acción. Por ello, el documento de archivo jamás existe como pieza suelta. Es crucial para el genealogista conocer la estructura y el organigrama de la institución que generó el documento, ya que el archivo es el reflejo estructurado de una administración en funcionamiento.
4. Clasificaciones y El Ciclo Vital (Las Edades)
Los documentos de archivo se pueden clasificar de múltiples maneras:
• Por Tipo Documental (según su propósito):
◦ Dispositivos o Imperativos: Ordenan algo (leyes, decretos).
◦ Testimoniales o Probatorios: Dan fe de un acto (registro civil).
◦ Informativos o Noticiosos: Relatan un hecho posterior (cartas, notas).
• Por Función (Clasificación crucial):
◦ Sustantivos: Aportan a las funciones principales y son únicos de la institución (ej. el libro registro en un colegio, las actas notariales).
◦ Comunes o Facilitativos: Compartidos con otras instituciones (ej. facturas); la mayoría de los documentos generados caen en esta categoría y son más pasibles de eliminación.
El ciclo vital de los documentos establece que estos se gestan, nacen, viven y mueren (aunque algunos se preservan permanentemente). Se determina por la frecuencia de uso y la vigencia administrativa/legal:
1. Primera Edad (Activa): Incluye el momento de Planificación (se determina cómo se hará el documento) y el momento de Tramitación (donde nace el documento).
2. Segunda Edad (Semiactiva): Incluye el momento de Vigencia (cumple su función plenamente) y el Plazo Precaucional (se guarda un tiempo más por si surge algo, por ejemplo, el tiempo para reclamar una deuda).
3. Tercera Edad (Inactiva): La Fase Permanente o Histórica, donde los documentos se conservan a perpetuidad para la posteridad.
5. La Organización de los Archivos
En los archivos, nada está al azar; todo forma parte de un todo más grande. El conjunto de documentos que nacen en un contexto orgánico, que tienen la misma forma, función y se producen de manera continuada (como las actas de nacimiento en un registro civil o las resoluciones en un ministerio), conforma una Serie Documental.
Comprender esta estructura de series documentales es fundamental para los genealogistas en su tarea de encontrar, analizar y valorar la información. El trabajo archivístico también incluye la selección documental (conocida como expurgo en el pasado) para determinar qué documentos pierden valor y pueden ser descartados, dejando un muestreo.
——————————————————————————–
(Nota: Esta conferencia es la primera parte del curso. La segunda parte continuará profundizando en estos conceptos).